Offre d'emploi

Centres Inria associés

Centre Inria de Saclay

Type de contrat

Mobilité ou CDD/Civil Servants Mobility (EU) or Fixed-term contract

Contexte

Le poste est rattaché à la Direction du Centre. L'assistant (e) de service exerce ses missions auprès d’un ou plusieurs services des fonctions support du centre Inria de Saclay, sous l'autorité hiérarchique de la direction générale du centre Inria de Saclay.

Mission confié

L’assistant(e) de service apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services- support. Il (elle) contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, ﬁnancières, administratives. Il (elle) facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs.

Principales activités

<h1>Secrétariat : </h1>
<ul>
<li>Organiser les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,).</li>
<li>Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données.  </li>
<li>Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.</li>
</ul>
<h2>Organisation et gestion administrative auprès des services de son périmètre :</h2>
<ul>
<li>Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, …</li>
<li>Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures).</li>
<li>Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation.</li>
<li>Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,).</li>
</ul>

Compétences

<h2>Savoir-faire</h2>
<ul>
<li>Appliquer les procédures administratives</li>
<li>Planifier organiser et assurer le suivi des dossiers et des projets</li>
<li>Mettre en &oelig;uvre les techniques de reporting</li>
<li>Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord</li>
<li>Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)</li>
<li>Prendre des notes et rédiger des comptes rendus</li>
</ul>
<h2>Savoir-être</h2>
<ul>
<li>Être disponible et à l’écoute</li>
<li>Être ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement, …)</li>
<li>Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités) </li>
<li>Travailler en équipe</li>
<li>Être rigoureux(se) </li>
<li>Respecter la confidentialité</li>
<li>Faire preuve de créativité et être force de proposition</li>
</ul>

Référence

2025-09609

Domaine d'activité

Administration et pilotage

Assistant-e de service